FORMATO PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

diagramas de flujo

DEFINICIÓN DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

prestar, un verbo que hace referencia a entregar algo a otra persona, quien debe 

devolverlo en un futuro. El prestamista otorga una cosa para que quien recibe el préstamo 

pueda utilizarla en un periodo de tiempo. Una vez finalizado ese plazo, debe devolver la 

cosa prestada.

En este sentido, habría que dejar patente la existencia de lo que se conoce como casa de 

préstamos. Este es un espacio donde las personas que necesitan dinero en metálico de 

manera urgente acuden con el claro objetivo de que allí les presten la cantidad que 

necesitan con la contra prestación de entregar en prenda todo tipo de objetos valiosos que 

posean tales como joyas, bienes inmuebles o ropa.

A nivel financiero, el préstamo o crédito es un dinero que se solicita a una entidad 

bancaria o similar. A la hora de devolver el préstamo, hay que hacerlo, por lo general, 

abonando intereses. Es decir: si una persona solicita un préstamo de 1.000 dólares a un 

banco y acuerda reintegrar el monto en el plazo de un año con una tasa del 10% de 

intereses, deberá devolver, a los doces meses, 1.100 dólares.

Cabe destacar que los bancos están en condiciones de rechazar o denegar los pedidos de 

préstamo que hacen sus clientes. Estas instituciones, antes de otorgar el crédito, 

solicitan diversos avales que le aseguren que podrá cobrar el dinero una vez concluido el 

plazo del préstamo. Además se encargan de estudiar el historial financiero del solicitante, 

para comprobar si tiene deudas impagas u otros problemas económicos

REGISTRO DE DOCUMENTOS ENVIADOS

símbolos de embalaje

Apilamiento en kilos

este icono indica cual es el limite de apilamiento en kilos

Manténgase fuera de radio actividad 

indica que se debe alejar de fuentes radio activas 

Centro de gravedad 

indica el centro de gravedad del embalaje 

No se ruede

para indicar que por ningún motivo debe rodarse el embalaje durante su almacenaje o transporte

Cadenas

para indicar que se deben poner las cadenas para levantar el embalaje en su transporte 

Limite de estriba

para indicar el limite de estiba del embalaje

No colocar mordazas

no colocar mordazas aquí y colocar mordazas aquí

No colocar garfios

no usar garfios para la manipulación de La mercancía

 

Temperatura

mediante este icono se indican los limites de temperatura a los que se puede someterse esta mercancía tanto mínimas como máximas

  

Cuidado en la manipulación

manejar o manipular con cuidado

 

mas de 3 objetos

no apilar mas de 3 cajas

 

 

Mordazas

indica donde se debe poner los garfios o las mordazas que están en la caja o en las posiciones en que se deben poner 

pasos para el despacho de documentos

1. Elaboración

Es el paso mas importante en la gestión documental, pues en el se define los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación en la elaboración del documento, tanto administrativo como comercial se debe reflejar los criterios citados por la guía técnica 185 y las normas técnicas correspondientes, diferenciando un un encabezado completo y lógico en el cual se visualice claramente en el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición su objetivo y un cometido preciso 

2. Firma

La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo o gráfico que imponen la validez de su contenido, ademas de identificar al responsable de su expedición

3. Traslado de documentos

Significa el paso desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia para ser enviada a su destino final. para ellos se cuenta con la ayuda de una persona encargada internamente de realizar este proceso denominada patinador pero cuando la correspondencia debe cumplir con su ciclo externamente se cuenta con la elaboración de la mensajería o empresas especializadas en envíos de correspondencia. es entonces que el traslado de documentos tanto interno como externo, debe cumplir con los respectivos procedimientos para registrar su salida, mediante un formato diligenciado según las políticas de la compañía.

4. Embalaje o Empaque 

El embalaje suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. pero cuando se habla de la gestión documental se entiende por empaque al sobre, envoltura plastificación o cubierta en otro tipo de material donde se guarda al documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario.
El termino embalaje suele emplearse para cantidades mas grandes de documentos que requieren ser trasladados y que se busca conservar sus propiedades antes de iniciar el recorrido, durante el recorrido y al final de su entrega.

5. Símbolos

En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor, al frió, a la humedad, entre otros.

6. Verificación

En esta fase se procede  una revisión detallada de la comunicación, sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la clase y la naturaleza del documento. Es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:
1. Encabezado
2. Presentación
3. Objeto
4. Firma
5. Anexos y copias
Dada a la extensión del documento también se hace necesario verificar el orden y el consecutivo del folio.

7. Numeración, Fechado y Radicación  

El articulo 060 del 2001 menciona en su articulo según la definición de radicación dando cumplimiento a este enunciado las empresas, acorde con sus funciones y a su razón social, organizan su consecutivo y radicación que en ocaciones puede ser numérica o alfanumérica seguida y separada con un guion de la fecha de área productora, especificando de igual manera y fecha de salida del documento.

8. Registro

Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos mas relevantes del documento generalmente se traza un diseño especifico según la empresa y los criterios documentales que se tenga a ella. cuando la correspondencia esta orientada a dar una respuesta, no solo se registra los criterios de salida si no que también se forma un consecutivo y fecha del documento que antecede a este. esta operación constituye el control y el tramite documental.

9. Separación

Cuando llega el momento de su despacho y destino final deben separase del original las respectivas copias del documento y sus soportes de la siguiente manera, para efectuar un correcto envió:
1. El documento original con sus respectivos anexos son entregados al destinatario
2. la primera copia de este documento se conserva en la oficina o dependencia que la produce
3. la segunda copia es utilizada normalmente para el registro del consecutivo en la unidad de correspondencia
4. en algunas ocaciones se requiere de mas copias para los interesados en esta comunicación, de acuerdo a su contenido e interés

10. Envió

En primera medida, se necesita tener claridad de la forma de envió que se desea realizar, en que nivel geográfico se va a realizar y cuales serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizan que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia. por ello, ademas de escoger la mejor forma de empaque, empresa para el envió y el servicio se debe realizar una verificación de las tarifas que implica realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir a este medio se requiere tener un fondo que solvente los costos de la unidad de correspondencia.