pasos para el despacho de documentos

1. Elaboración

Es el paso mas importante en la gestión documental, pues en el se define los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación en la elaboración del documento, tanto administrativo como comercial se debe reflejar los criterios citados por la guía técnica 185 y las normas técnicas correspondientes, diferenciando un un encabezado completo y lógico en el cual se visualice claramente en el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición su objetivo y un cometido preciso 

2. Firma

La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo o gráfico que imponen la validez de su contenido, ademas de identificar al responsable de su expedición

3. Traslado de documentos

Significa el paso desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia para ser enviada a su destino final. para ellos se cuenta con la ayuda de una persona encargada internamente de realizar este proceso denominada patinador pero cuando la correspondencia debe cumplir con su ciclo externamente se cuenta con la elaboración de la mensajería o empresas especializadas en envíos de correspondencia. es entonces que el traslado de documentos tanto interno como externo, debe cumplir con los respectivos procedimientos para registrar su salida, mediante un formato diligenciado según las políticas de la compañía.

4. Embalaje o Empaque 

El embalaje suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. pero cuando se habla de la gestión documental se entiende por empaque al sobre, envoltura plastificación o cubierta en otro tipo de material donde se guarda al documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario.
El termino embalaje suele emplearse para cantidades mas grandes de documentos que requieren ser trasladados y que se busca conservar sus propiedades antes de iniciar el recorrido, durante el recorrido y al final de su entrega.

5. Símbolos

En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor, al frió, a la humedad, entre otros.

6. Verificación

En esta fase se procede  una revisión detallada de la comunicación, sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la clase y la naturaleza del documento. Es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:
1. Encabezado
2. Presentación
3. Objeto
4. Firma
5. Anexos y copias
Dada a la extensión del documento también se hace necesario verificar el orden y el consecutivo del folio.

7. Numeración, Fechado y Radicación  

El articulo 060 del 2001 menciona en su articulo según la definición de radicación dando cumplimiento a este enunciado las empresas, acorde con sus funciones y a su razón social, organizan su consecutivo y radicación que en ocaciones puede ser numérica o alfanumérica seguida y separada con un guion de la fecha de área productora, especificando de igual manera y fecha de salida del documento.

8. Registro

Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos mas relevantes del documento generalmente se traza un diseño especifico según la empresa y los criterios documentales que se tenga a ella. cuando la correspondencia esta orientada a dar una respuesta, no solo se registra los criterios de salida si no que también se forma un consecutivo y fecha del documento que antecede a este. esta operación constituye el control y el tramite documental.

9. Separación

Cuando llega el momento de su despacho y destino final deben separase del original las respectivas copias del documento y sus soportes de la siguiente manera, para efectuar un correcto envió:
1. El documento original con sus respectivos anexos son entregados al destinatario
2. la primera copia de este documento se conserva en la oficina o dependencia que la produce
3. la segunda copia es utilizada normalmente para el registro del consecutivo en la unidad de correspondencia
4. en algunas ocaciones se requiere de mas copias para los interesados en esta comunicación, de acuerdo a su contenido e interés

10. Envió

En primera medida, se necesita tener claridad de la forma de envió que se desea realizar, en que nivel geográfico se va a realizar y cuales serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizan que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia. por ello, ademas de escoger la mejor forma de empaque, empresa para el envió y el servicio se debe realizar una verificación de las tarifas que implica realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir a este medio se requiere tener un fondo que solvente los costos de la unidad de correspondencia.